POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS

POLÍTICA GENERAL DE PROTECCIÓN Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

COOPERATIVA MULTIACTIVA DE TRANSPORTADORES DE SANTANDER sigla COTRANDER, empresa legalmente constituida, identificada con NIT 890.201.571-6, en cumplimiento de la legislación y jurisprudencia vigente, acatando los preceptos constitucionales establecidos en la constitución política de Colombia de 1991; en calidad de encargada y/o responsable del tratamiento de los datos personales de los aspirantes, colaboradores, ex colaboradores, clientes, proveedores, contratistas y cooperados, bien sean personas naturales o jurídicas, practicantes, aprendices y demás partes interesadas que tengan o lleguen a tener relación con COTRANDER; quien se encargara de garantizar el ejercicio de los derechos a los titulares de los datos personales , en especial el derecho a conocer, actualizar ,rectificar , suprimir y revocar los datos recolectados.

Así mismo, COTRANDER, procederá a recolectar, almacenar, organizar, transmitir y dar el uso adecuado a los datos personales conforme con la finalidad expresada por el titular, de acuerdo con la autorización o consentimiento otorgado en las formas y mecanismos que se definan para tal fin.

COTRANDER se compromete a habilitar canales de comunicación a los titulares de los datos personales, para que ejerzan su derecho a la consulta, rectificación, actualización y/ o revocatoria de los datos personales, en los términos y condiciones establecidos. Así mismo, los titulares de los datos personales tendrán la posibilidad de ejercer su derecho a presentar reclamos, respetando los lineamientos del procedimiento señalado por la organización.

De igual forma, como entidad de derecho privado, COTRANDER, atenderá las recomendaciones y directrices que impartan las entidades de vigilancia y control sobre la materia, y llevará un registro de las bases de datos que defina al interior de su organización, y en caso de estar obligado a inscribir las bases de datos en el registro nacional de bases de datos (RNB), este requisito legal se realizará de acuerdo con el procedimiento diseñado por la ley.

La alta dirección se compromete a destinar recursos para el desarrollo, implementación, mantenimiento y en especial para la adopción de las medidas de seguridad necesarias para garantizar a los titulares la protección de los derechos fundamentales al habeas data, derecho a la intimidad y al buen nombre.

1. Identificación del responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales 

COTRANDER, identificada con el NIT. 890.201.571-6, actuará como responsable y/o encargado del tratamiento de los datos personales de acuerdo con lo estipulado por la ley y en el manual de políticas y procedimientos para el tratamiento de datos personales; nuestros canales de comunicación son los siguientes

COTRANDER, previa autorización por parte del titular procederá a darle el tratamiento a los datos recolectados, al tenor de las siguientes finalidades:

a. Desarrollar la misión y el objeto social de la Cooperativa

• Atender los requerimientos de las entidades gubernamentales y/o judiciales del orden nacional, departamental o municipal.
• Soportar y evidenciar procesos de auditoría externa o interna.
• Dar a conocer las ofertas de servicios o productos e. Cumplir con todas las obligaciones legales con sus colaboradores.
• Verificar el cumplimiento legal de las obligaciones y deberes de los contratistas y proveedores.
• Cumplir con el desarrollo e implementación del SGSST, SGI, SGA y demás normas técnicas que la organización decida adoptar.
• Cumplir con la normatividad vigente relacionada con las entidades del sector solidario y transporte.
• Dar cumplimiento a la legislación sobre las normas contables, financieras y fiscales de la compañía.
• Implementar el circuito cerrado de cámaras de seguridad o circuito cerrado de televisión (CCTV) para gestionar las labores de seguridad, vigilancia y supervisión.
• Implementar el seguimiento en tiempo real de los vehículos a través del GPS, software, hardware, aplicaciones o herramienta tecnológica que se disponga para tal fin.
• Llevar un registro de la asistencia a reuniones, eventos y/o formaciones.
• Remitir informes a la Superintendencia de Industria y Comercio, con relación al tema de datos personales, en los términos establecidos por esta entidad.

3. Derechos del titular de los datos personales

El titular de los datos personales tendrá derecho a:

1. Acceder de forma gratuita a la información suministrada a COTRANDER, y a conocer la finalidad del tratamiento para el cual fueron otorgados.
2. Conocer, actualizar y/o rectificar los datos suministrados, en aras de brindar información completa y veraz a COTRANDER.
3. Cancelar y/o suprimir los datos suministrados, cuando los mismos sean excesivos, impertinentes o cuando COTRANDER, desarrolle conductas contrarias a la ley o no comprendan la finalidad para la cual fueron recolectados
4. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y comercio por presuntas infracciones a la ley, previo agotamiento del trámite de reclamo ante el responsable y/o encargado del tratamiento de los datos personales
5. Conocer la política de tratamiento y protección de datos personales de COTRANDER, que deberá contener obligatoriamente la finalidad o uso que se les darán a los datos personales recolectados por esta entidad.
6. Identificar al responsable y/o encargado de COTRANDER, que dará respuesta a las solicitudes
7. Los demás derechos establecidos en el artículo 8 de la ley 1581 de 2012.

4. Área responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos sobre datos personales

COTRANDER, será el responsable del tratamiento de los datos personales. El proceso será manejado por el Gerente, quien será el área encargada del tratamiento y manejo de las bases de datos donde se recolectan los datos personales por cuenta de COTRANDER, a quien se le suministrará información de cada colaborador, proveedor, cliente, contratista o asociado y en general de cualquier persona natural o jurídica de quien se haya recolectado información personal y que repose en una base de datos.

El Gerente se encargará de gestionar y administrar todas las bases de datos que disponga la compañía, en especial las relacionadas con cooperados, clientes, proveedores, contratistas, aspirantes, colaboradores, excolaboradores, practicantes y/o aprendices.

5. Procedimiento para atención y respuesta a peticiones, consultas, quejas y reclamos de los titulares de datos personales.

Los titulares de los datos personales, en cualquier momento podrán conocer y ejercer sus derechos; para tal efecto tendrán que adelantar el presente procedimiento:

    a) Atención respuesta a peticiones y consultas:

     Las peticiones o consultas deberán ser adelantadas por el titular, sus causahabientes o su apoderado. Dichos trámites estarán encaminados a solicitar información         personal que posea el titular en cualquier base de datos de COTRANDER.

     Las peticiones y consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere               posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su               consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

     Si la autoridad a quien se dirige la petición o consulta no es la competente, se informará de inmediato al interesado si este actúa verbalmente, o dentro de los cinco           (5) días siguientes al de la recepción, si obró por escrito. Dentro del término señalado remitirá la petición al competente y enviará copia del oficio remisorio al                     peticionario o en caso de no existir funcionario competente así se lo comunicará. Los términos para decidir o responder se contarán a partir del día siguiente a la               recepción de la Petición por la autoridad competente.

    b) Atención y respuesta a quejas y reclamos:

Las peticiones o consultas deberán ser adelantadas por el titular, sus causahabientes o su apoderado. Dichos trámites estarán encaminados a solicitar la corrección, actualización, supresión o se subsane algún presunto incumplimiento a cualquiera de los deberes establecidos en la legislación nacional frente a la protección y tratamiento de datos personales.  

El reclamo deberá contener la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

6. Vigencia

La presente política de tratamiento y protección de datos personales ha entrado en vigor el 14 de Mayo de 2025. De igual forma, las bases de datos serán actualizadas anualmente.

En constancia de lo anterior, se firma por el titular de los datos personales, en Floridablanca (Santander) a los 14 del mes de Mayo del año 2025.

OLGA PATRICIA VESGA RONDÓN

Representante legal COTRANDER